Welche Mediendatenbank passt zu Ihnen? (MAM Teil 2)

Um in der stetig wachsenden Menge von digitalen Daten den Überblick behalten zu können, helfen Mediendatenbanken bei der Verwaltung, Bearbeitung, Verteilung und Archivierung dieser Daten. Doch wie finden Sie das System, das am besten auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt ist? Wir möchten Ihnen mit diesem Artikel einen Lösungsansatz bieten.

Es gibt viele Media Asset Management Systeme (MAM-Systeme) auf dem Markt, welche sich mal mehr und mal weniger voneinander unterscheiden und jedes seine eigenen Vorteile bietet. Wir haben Ihnen bereits vorgestellt, . Heute möchten wir uns der Frage widmen, wie die für Sie passende Mediendatenbank evaluiert werden könnte.

 

Wo möchten Sie hin?

Überlegen Sie sich strategisch, welchen Nutzen Sie von der Software erwarten, welche Bedürfnisse Sie aktuell haben und wo Sie in den nächsten Jahren stehen möchten. Ein MAM-System wächst mit dem Unternehmen und bietet vielfältigere Möglichkeiten, als nur die altbewährte Ordnerstruktur zu ersetzen. Überlegen Sie sich also ausführlich, wie Ihre jetzigen Prozesse aussehen und wie diese verbessert werden sollen.

 

Wer soll Zugriff haben?

Wenn Sie wissen, wie und wofür das MAM-System eingesetzt werden soll, gilt zu erarbeiten, welche Personen auf die Mediendatenbank zugreifen dürfen. Umfasst dies nur einen Standort mit einer kleinen Anzahl Mitarbeiter oder soll eine ganze Unternehmensgruppe mit mehreren hundert oder tausend Personen das MAM-System nutzen? Außerdem ist wichtig zu wissen, welche und wie viele externe Personen, z.B. Kunden oder Lieferanten, Zugriff erhalten sollen.

 

Wie soll gearbeitet werden?

Machen Sie sich Gedanken dazu, wie die Arbeitsabläufe der einzelnen Benutzer(-gruppen) aussehen sollen.
Ein Beispiel: der Fotograf lädt die Bilder des Produkt-Fotoshootings direkt in das MAM-System hoch. Der Produktmanager wird per E-Mail benachrichtigt, dass er neue Bilder zur Prüfung erhalten hat. Nach Überprüfung gibt er die Fotos für den Upload in den Online-Shop frei.

 

Wie viel wird es kosten?

Bei der Kostenabschätzung ist zu berücksichtigen, ob die Mediendatenbank bei Ihnen oder in einem Rechenzentrum gehostet wird. Dazu kommt das Lizenzmodell des Herstellers (Kauf-, Miet- oder Cloud-Lizenzen) und der Dienstleistungsumfang. Bei letzterem ist z.B. entscheidend, ob das MAM-System nur für eine Abteilung oder einen ganzen Konzern eingerichtet werden soll.
Desto definierter Ihre vorbereitete Anfrage nach einem MAM-System ist, desto zutreffender kann eine erste Preisindikation vorgenommen werden.

 

Was noch?

Folgende Fragen können ebenfalls bei der Evaluation eines geeigneten MAM-Systems helfen.

Zu den Anforderungen:
  • Wo werden aktuell Marketing-, Projekt- und Produktionsdaten abgelegt?
  • Wie viele Dateien sollen in das MAM-System und wie viel Speicherplatz nehmen diese ein?
  • Soll es ein öffentliches Download-Portal werden, oder haben nur Benutzer mit Login Zugang?
  • Welche Browserversionen werden verwendet?
  • Gibt es mehrsprachige Dateien?
  • Welche Dateiformate werden abgelegt?
  • Welche Möglichkeiten bietet das Rollen- und Rechte-Management?
  • Sind Umsysteme wie Online-Shop, CMS, ERP usw. im Einsatz, die mit Bildern und Metadaten beliefert werden sollen?
  • Ist ein systemgestützter Korrekturworkflow gewünscht?
  • Soll das MAM-System als Archiv dienen?
  • Ist bereits ein Backup-System im Einsatz?
Zu den MAM-Systemen:
  • In welchen Zyklen werden Updates des MAM-Systems angeboten?
  • Muss jedes Update zwingend ausgeführt werden?
  • Mit welchem Update-Aufwand ist zu rechnen?
  • Stehen die Daten während einem Update zur Verfügung?
  • Ist ein Update des Systems überhaupt möglich, oder ist eine Migration notwendig?
  • Welches Lizenzmodell unterstützte der Hersteller (Named- oder Concurrent-Lizenzen)?
  • Welches Know-how ist für die Administration und Konfiguration des Systems notwendig?


Bei der Beratung zum passenden MAM-System unterstützen wir Sie gerne.
Kontaktieren Sie uns ganz unverbindlich über info [at] core-lab.de.